Se você pedir a qualquer fabricante para lhe dar um presente de Natal, é provável que eles solicitem uma máquina do tempo. O gerenciamento do tempo é um componente chave dos problemas de fabricação. Muitos fabricantes, grandes e pequenos, confiam em uma empresa de logística 3PL ou de terceiros para gerenciar suas funções na cadeia de fornecimento. Isto inclui a tarefa de auditoria da fatura do frete.
A cada dia, os fabricantes americanos, varejistas e qualquer pessoa que envie produtos aos clientes recebem faturas incorretas pelos serviços prestados. O faturamento incorreto dos serviços prestados pode custar às empresas milhares de dólares a cada ano. Os fabricantes pró-ativos estão percebendo a importância de terceirizar esta operação comercial crucial para especialistas em logística. Eles podem não apenas proteger seus interesses financeiros, mas também fazer melhorias em sua gestão da cadeia de fornecimento e processos para melhorar a eficiência, o atendimento ao cliente e os lucros finais.
Auditoria de faturas de frete para o fabricante moderno
Estaremos destacando algumas razões pelas quais os fabricantes de hoje, desde pequenas empresas de pequena escala até empresas da Fortune 500, confiam nos 3PL’s com auditoria de faturas de frete.
Por que a auditoria de faturas de fretes é importante para os fabricantes?
Na administração, você provavelmente já ouviu a frase “fique em sua pista”. Isto é freqüentemente usado para se referir à disposição e capacidade de sua equipe de assumir tarefas fora de seu escopo de responsabilidade. Os gerentes e operadores de empresas fabricantes têm muitas tarefas a serem cumpridas, incluindo cronogramas de produção, questões de gerenciamento de suprimentos, questões de pessoal, seguro de folha de pagamento, faturamento e seguro. Muitas empresas de manufatura não têm tempo ou recursos para examinar faturas de frete.
Você ficaria surpreso com a quantidade de empresas de transporte marítimo que estão cientes deste fato e aproveitarão para inflacionar suas faturas sem que você saiba. Não queremos dizer que todas as empresas de transporte marítimo são más ou manipuladoras. No entanto, algumas transportadoras cometem mais erros do que outras que podem ser usadas a seu favor.
Fabricantes, varejistas e outros podem contratar empresas de auditoria de frete para revisar suas faturas por erros humanos ou de escritório. Uma auditoria de faturas de frete geralmente envolve a entrada de dados referentes às condições de embarque da transportadora, serviços prestados, informações do destinatário, entrega de provas e outros detalhes. Esta tarefa cobre todos os detalhes, cada cobrança e toda a documentação.
Quais são os erros mais comuns nas faturas feitas por 3PLs?
Os erros nas faturas de frete são freqüentemente erros humanos ou de escrituração que não são intencionais. A maioria dos fabricantes acredita que as despesas de frete são despesas incontroláveis e, portanto, pagam-nas. Estes são alguns dos erros mais comuns encontrados nas faturas de frete das empresas fabricantes.
- Taxas Negociadas Incorretas: Os fabricantes gastam mais com frete do que qualquer outra indústria porque tudo o que fazem precisa de matéria-prima ou deve ser enviado a alguém para consumo ou revenda. Os fabricantes inteligentes negociarão as taxas de frete com base no tamanho da remessa, sua distância e quantas paradas são feitas por carga de caminhão. Todas as tarifas de frete são negociadas individualmente. Algumas vezes, um transportador pode faturar a Empresa “A” à taxa negociada pela Empresa “B”. A empresa “A” pagará mais se o custo da empresa “B” for maior do que o da empresa “A”. Normalmente, o fabricante é o perdedor.
- Sobretaxas de combustível incorretas: Outro item que é pré-negociado anualmente é a sobretaxa de combustível. Os transportadores cobram uma taxa fixa para a sobretaxa de combustível. Cada sobretaxa de combustível, como a taxa de envio de ED, é exclusiva para cada cliente. Como no exemplo anterior, as faturas freqüentemente contêm acordos incorretos. Esses erros comuns podem ser identificados por um 3PL e corrigidos antes do pagamento.
- Dimensões para Frete: Isto está se tornando mais comum entre os fabricantes, uma vez que muitas transportadoras utilizam equipamentos de varredura baseados em dimensões para medir o frete. Embora muitos fabricantes sejam qualificados na embalagem de produtos para embarque, nem sempre é eficiente. Os transportadores podem incorrer em custos adicionais.
- Entregas e quilometragem faltantes: Outra área que pode ser imprecisa na fabricação de faturas de frete é a quilometragem percorrida por uma transportadora. As despesas de entrega em falta são freqüentemente adicionadas à fatura do fabricante, mesmo que o destinatário seja responsável.
Embora estas sejam apenas generalizações, há muitos erros possíveis que podem ser encontrados por um profissional 3PL. Uma empresa profissional de auditoria de faturas de frete tem a experiência, os relacionamentos e o processo comprovado para revisar faturas e encontrar erros ocultos e corrigi-los. Em muitos casos, eles podem submeter o pagamento para você. Os 3PL’s podem ser uma ferramenta de economia de tempo que permite que você se concentre em suas atividades diárias de fabricação.
